Circuit de validation des publications : qui valide, et dans quel ordre.

Quand un circuit de validation est utile

Avec un seul validateur, la question ne se pose pas : il valide ou il demande une correction. Dès qu’il y en a deux, deux façons de faire existent.

• La première réponse vaut pour tous : le dirigeant ou son associée, peu importe qui répond. C’est le plus rapide, et cela suffit quand chacun peut décider seul.
• Chacun à son tour : la relecture du marketing doit précéder l’accord de la direction, l’avis du service communication celui de l’élu. C’est là qu’un circuit de validation devient utile.

Sans circuit, la publication part à tout le monde en même temps : le dirigeant valide une version que le marketing aurait corrigée, ou l’élu attend que quelqu’un d’autre se prononce. Chacun croit que l’autre a relu.

Construire le circuit

Trois questions suffisent, à poser au client une fois, avant la première publication :

• Qui doit dire oui, et dans quel ordre ? Le moins d’étapes possible : chaque étape ajoute du délai. Deux étapes couvrent la plupart des entreprises, trois la plupart des communes.
• Combien de temps pour chaque étape ? Une date limite par étape, et non une seule pour tout le circuit, sinon la première étape consomme tout le délai.
• Que se passe-t-il en cas de correction ? La règle la plus sûre : une publication corrigée repart du début, pour que chacun valide la version finale.

Écrivez la réponse dans votre proposition commerciale ou votre contrat : en cas de désaccord, c’est elle qui fait foi. Notre guide de la validation client détaille ces règles de départ.

Le circuit de validation dans The Fold

• Jusqu’à cinq étapes, chacune avec un ou plusieurs validateurs. Dans une étape, la première réponse vaut pour tous.
• Un circuit par défaut pour chaque client, repris par chaque nouvelle publication et ajustable avant l’envoi. Pour une publication à part, vous pouvez aussi en fixer un juste pour elle.
• Seule l’étape en cours est sollicitée. Dès qu’un validateur de l’étape 1 valide, l’étape 2 est prévenue, et ainsi de suite.
• Une date limite par étape, un jour avant celle de l’étape suivante ; la dernière étape a la date limite de la publication. Les rappels suivent la date limite de chaque étape.
• Une correction renvoie la publication en À corriger, quelle que soit l’étape. Une fois corrigée et renvoyée, elle repart de l’étape 1.
• Chacun sait où en est la publication : vous voyez l’étape en cours et qui a déjà validé ; le validateur voit sur sa carte « Étape 2/3 » et sa date limite.
• Un validateur en congés peut être déclaré absent : il n’est plus sollicité. S’il est le seul de son étape, vous êtes prévenu avant l’envoi.
• Une trace de chaque accord : nom du validateur, heure et version validée, exportable en CSV.

Les validateurs sont gratuits et illimités dans toutes les formules : ajouter une étape ne coûte rien. Ils valident depuis leur téléphone, sans rien installer.

Trois circuits types

• Entreprise : étape 1, la responsable marketing ; étape 2, le dirigeant. Voir The Fold pour les entreprises.
• Commune : étape 1, le service communication ; étape 2, l’élu chargé de la communication ; étape 3, le maire pour les sujets sensibles. Voir The Fold pour les collectivités.
• Client d’agence avec plusieurs décideurs : étape 1, le chef de projet du client ; étape 2, sa direction. La relecture interne de l’agence se fait avant l’envoi au client. Voir The Fold pour les agences.